האם חובה לשלב יועץ בתהליך בחירת מערכת מידע?

מיותר לציין, אבל אציין בכל זאת, שבחירת מערכת מידע היא החלטה מאוד חשובה ומשמעותית לארגון, בחירה נכונה, תהיה כזו שמערכת המידע תתמוך בתוכניות האסטרטגיה הארגונית, ותאפשר לחברה לצמוח לכיוונים וליעדים שהיא מציבה לעצמה.

החברה תבצע חיפוש, תשאל קולגות בתחום – מי התוכנה המובילה, ובמה הם משתמשים, תיפגש עם מספר חברות תוכנה – שיעידו על עצמן שהן יכולות לתת מענה, ותחתום על פרויקט עם חברת התוכנה שנשמעה הכי משכנעת, או שאיש המכירות שלה היה המוצלח ביותר.

מפתיע למדי, שכאשר מדובר בתכנון בית, מעטים יעשו זאת בלי אדריכל, אבל כאשר מדובר ברכישת תוכנה, רבות החברות שעושות זאת ללא יועץ.

למה צריך יועץ לבחירת מערכת מידע?

• בעיקר והכי חשוב – יועץ מערכות מידע פשוט גורם לפרויקט לקרות!
• כי כבר בתחילת הפרויקט הוא ידע לתכנן ולהגיד לך בכמה זמן וכסף זה ייגמר.
• כי הוא ינתב את הפרויקט לכזה שיביא חיסכון והתייעלות בנוסף לניהול התהליכים.
• כי הוא מכיר את המערכות והיכולות שלהן, ויודע במהירות להשאיר על השולחן את המערכות הרלוונטיות בלבד.
• כי הוא מכיר את חברות היישום המובילות וידע למצוא את חברת היישום עם ניסיון והבנה בתחום שלך בדיוק.
• כי זה החבר הטלפוני, שנמצא לצדך בפגישות ודואג שתבקש מה שאתה באמת צריך ותקבל את המקסימום.
• כי ייעוץ מערכות מידע זה המקצוע שלו – הוא מבין מהר מה אתה צריך, ויודע מה אפשר לקבל ממערכות המידע, ועוזר לך לקבל החלטות.
• כי בחירה נכונה ופרויקט מוצלח מפנים אותך לעסוק במה שאתה הכי טוב, ולחסוך בזבוז זמן וכסף.
• כי הוא ישמור עליך מעצמך, ויעזור לך להגדיר פרויקט ממוקד בעל ערך גבוה לארגון.

איך לבחור את היועץ הנכון עבורי?

כמובן שניסיון היועץ, והכימיה שלך איתו הם חשובים ביותר, אבל חשוב מאוד גם שהיועץ עובד עם לקוחות דומים לך בתחום ובסדרי הגודל.

חשוב שהעלויות ושיטות העבודה יתאימו לסדר גודל של החברה שלך.

התנהלות ושיטת עבודה בפרויקט בחברה של אלפי עובדים, שונה מאוד מפרויקט בחברה של כמה עשרות או מאות עובדים.

בפרויקטים משמעותיים לארגון, רצוי שהיועץ ילווה את הפרויקט מתחילתו ועד לשלב העלייה לאוויר – הפעלת מערכת המידע.

תהליך העבודה

תהליך העבודה יכול להשתנות עקב רצון הלקוח, וסוג הפרויקט, ניתן להעמיק במקומות מסוימים ולקצר במקומות אחרים, אבל ככלל אלו הם השלבים העיקריים:

שלב א: לימוד מצב קיים והגדרת המטרות
שלב ב: כתיבת אפיון -על שיגדיר את המטרות והיקף המערכת באופן ברור
שלב ג: ניתוח שוק, איתור מערכות וספקים רלוונטיים
שלב ד: בחירת מערכת וספק מיישם
שלב ה: ביצוע אפיון מפורט ובניית תוכנית עבודה בשלבים
שלב ו: יישום ועליה לאוויר

יועץ מייקר את הפרויקט?

ברור שליועץ יש עלות, אבל יועץ ברוב המקרים דווקא יוזיל את העלות הכוללת של הפרויקט.

יועץ ידע להעריך את העלויות כבר בתחילת הפרויקט, כך שקבלת ההחלטות תהיה מבוססת ידע, ולא תמצא את עצמך באמצע פרויקט שסופו עדיין רחוק וההוצאות כבר עברו את התקציב המתוכנן.

בעזרת יועץ, בחירת המערכת תהיה נכונה לארגון, עם חשיבה לטווח ארוך, ובכך יחסכו עלויות של החלפת מערכת לאחר תקופה קצרה.

יועץ יביא את ניסיונו ואת הראיה הרחבה, ויוביל להתייעלות – הוזלה וחשיבה על נושאים שיכולים לעבור אוטומציה.