חסמים עיקריים בבחירת מערכת ומספר טיפים להתמודדות איתם
עסקים וארגונים רבים מתארים את התהליך של בחירת מערכת מידע כתהליך ארוך, מייגע, ומפחיד, רבים מהם מדווחים על תהליך בו בחרו מערכת, החלו בהטמעתה, וההטמעה לא הסתיימה בהצלחה, או שנאלצו להחליף את המערכת – לאחר שגילו שהמערכת לא עונה על כל הצרכים בחלק מתקדם של הפרויקט, להלן מספר חסמים, וטיפים איך להתמודד עם פרויקט מערכות מידע.
חסמים עיקריים בבחירת מערכת מידע:
- חסמים כלכליים – ארגונים חוששים להיכנס להשקעה גדולה, שקשה להעריך מראש מה יהיה הסכום הסופי שלה. לרכישת מערכת יש מרכיבים רבים – עלויות רישוי, הטמעה, תחזוקה, ועוד.
- חוסר היכרות עם תחום מערכות המידע – מנכ"לים ובעלים של ארגונים, מבינים ומכירים היטב את ההתנהלות, הצרכים והדרישות של הארגון, אבל כאשר מגיעים לתחום מערכות המידע, חסרה להם היכרות עם מגוון האפשרויות והמוצרים הקיימים בשוק, הבדלי המחירים עשויים להיות משמעותיים, וההשפעה על הארגון גדולה.
- ההתנהלות השוטפת של הארגון – המשימות השוטפות והשואבות של הארגון, דוחקות פרויקט מערכות מידע, לא תמיד נמצא האדם בארגון שיכול לנהל ולקדם פרויקט כזה מבלי לפגוע בעבודתו השוטפת
- תרומת מערכת המידע לארגון – לא תמיד ברור לארגון כיצד תשפיע מערכת מידע חדשה על ההתנהלות השוטפת, ארגונים רבים מדווחים לאחר תהליך מוצלח שאם היו מבינים את גודל השינוי בהתנהלות הארגון, בתחילת התהליך, היו מקדימים את הפרויקט.
טיפים להתמודדות עם חסמים עיקריים בבחירת מערכת מידע:
- הערכת עלות הפרויקט לפני התחלתו – אחד השלבים החשובים ביותר בפרויקט הוא שלב התכנון. חשוב לדעת מה יהיו עלויות הפרויקט לפני תחילתו, ולבחור מערכת שמתאימה לתקציב הארגון.
- כתיבת אפיון דרישות למערכת – יתאר מה הן הדרישות העיקריות של הארגון מהמערכת. דרישות שונות מאותה מערכת יכולות לגרום לעלויות שונות מאוד, ברמת הרישוי, היישום ובתחומים אחרים.
- פניה לספקים בבקשה להצעת מחיר – העברת אפיון כתוב, וזהה למספר ספקים, לצורך קבלת הצעת מחיר, מאפשר לספקים להבין בדיוק מה הן הדרישות של הארגון, ולתת לארגון הצעות מחיר ברורות ליישום שנדרש ספציפית עבור הארגון.
- השוואה בין הצעות המחיר – חשוב להשוות בין הצעות המחיר על מרכיביהן השונים, ולוודא שכל ההצעות כוללת את כל המרכיבים הנדרשים (חומרה, תוכנה, רישוי, יישום, תחזוקה…)
- לימוד ובדיקה של המערכות הקיימות בשוק – יש לקרוא וללמוד על מגוון האפשרויות שנותנות מענה לדרישות, כפי שנכתבו באפיון.
- לימוד מקולגות – ניתן ללמוד מקולגות וארגונים אחרים בתחום, בעלי תהליכים וצרכים דומים, ולראות את המערכת ואת הפתרונות שהיא נותנת אצלם בארגון.
- פגישה עם ספקים ובקשה להצגת מערכת – ספקי מערכות ישמחו לקבל אפיון ולהציג את הפיתרון המתאים לארגון
- השוואה בין הפתרונות – כדאי להשוות בין הפתרונות השונים, לציין יתרונות וחסרונות לכל מערכת, ע"מ לאפשר בחירה מבוססת מידע.
- ניהול פרויקט – ע"מ לוודא שהפרויקט מתקדם ע"פ לוחות הזמנים ובכפוף לתקציב כדאי למנות מנהל פרויקט שיהיה אחראי על הפרויקט מטעם הארגון.
- תפקיד מנהל פרויקט – חשוב שיהיה מנהל פרויקט שהפרויקט יהיה בראש סדרי העדיפויות שלו – ויוקצה הזמן הנדרש ע"מ לקדם את המשימות.
- הקצאת מנהל פרויקט פנימי/ חיצוני – אם נמצא אדם מתאים בתוך הארגון שניהול הפרויקט לא יפריע לעבודה השוטפת שלו והעבודה השוטפת שלו לא תפריע לביצוע הפרויקט, ניתן למנותו כמנהל פרויקט, אם לא נמצא אדם כזה, ניתן להעזר במנהל פרויקט חיצוני.
- ניהול הפרויקט לכל אורכו – רצוי שמנהל הפרויקט ילווה את הפרויקט לכל אורכו ולא יתחלף באמצע.
- הגדלת הערך של מערכת מידע עבור הארגון – ככל שהמערכת תוגדר נכון יותר, ותעסוק בתהליכים העיקריים הנדרשים, המערכת תביא ערך מהר יותר, הטמעתה תהיה מהירה וזולה יותר.
- הגדרת תהליכים עיקריים נדרשים – יש לעסוק תחילה בתהליכים העיקריים הנדרשים לארגון לצורך עבודתו השוטפת, יש להחליט אילו נושאים חשובים באמת, ועל איזה תהליכים ניתן לוותר.
- הטמעת מערכת בשלבים – לצורך הטמעה מהירה וקלה, כדאי לחלק את הטמעת המערכת לשלבים (אם ניתן), יש לשקול לדוגמא האם ניהול רצפת ייצור/ תקציב/ מרכזי רווח – ניתן לדחות לשלב מתקדם יותר.
- דחיית פיתוחים שינויים ותוספות לאחר עליה לאוויר – רצוי לבחור מערכת שעונה על מרבית הצרכים, גם אם חלק מהצרכים ניתנים לפיתוח עבור הארגון, כדאי לדחות פיתוחים אלה לשלב מתקדם יותר, ובתחילה לעבוד עם המוצר הבסיסי, גם אם הפיתרון שמתקבל אינו מושלם.
